自ky体育OA系统全面运行以来，通过各单位的共同努力，系统整体使用情况平稳有序，有力提升了工作效率。按照《ky体育协同办公系统管理办法》，现就进一步规范系统使用作如下说明。

    一、加强账号安全管理

    1.该系统实行实名制，“一人一号”，即同一用户的手机端、电脑端的用户名和密码同步，不存在手机端一个账号，电脑端是另一个账号。电脑端修改密码后，手机端也随之变更。

    2.所有用户应妥善保管个人账号、密码等，严禁提供给无关人员。用户密码应经常更换，使用强度较高的密码，密码应同时包含字母、数字和特殊字符，长度不少于8 位。登录系统后因故离开时要退出系统，以确保账号安全。用户密码遗失或遗忘应及时通知单位系统管理员处理。因泄露个人密码或盗取他人密码造成不良后果的，将依法依规追究相关人员责任。

    二、及时处理超期未归档流程

    1.对于超期未归档的流程，流程业务主管部门应根据业务进展情况，及时商发起人对流程进行妥善处理，做好归档，提高流程办结率。

    2.流程发起人应及时删除已重复发起的无意义流程，提高流程使用效率。

    三、规范流程处理痕迹

    1.流程中每一环节的办理人须按要求完成公文处理工作，并规范书写明确的意见或建议后及时流转至下一环节。如果接收方发现来文不属于自己的职权范围，应及时退回并主动告知流程上一环节办理人。

    2.对应写而未写明确的意见或建议的、书写不规范的，均视为不合格，公文专员应在审核节点采用退回方式，重新阅办。恪尽职守，提高流程阅办质量。

    3.因前期信息采集录入，该系统采用自动手写体签名，当完成流程节点任务后，手写签名会自动出现在流程表单或者阅办列表内，请勿使用手机版的手写体签名。